需要帮助? 旅游联系方式:
史蒂夫·麦卡洛
点击上面的电子邮件地址
865-354-3000-4334
旅行授权 & 索赔表单
产品说明:
- 填写、打印并签署旅行授权表. (不是必需的 本地、非过夜旅行)
- 扫描表格并将其作为外部附件附加到新的SciQuest申请单中. 请务必扫描并作为第二个外部附件附上任何证明文件(如.g. 会议登记、里程验证). 等待批准. (不是必需的 本地、非过夜旅行)
- 在发生差旅费用后，填写、打印并签署其中一份差旅索赔表. 如果可以的话，一定要在表格上加上旅行授权号码.
- 扫描并将表格作为外部附件附加到SciQuest请求中. 请务必扫描并作为第二个外部附件附上任何支持索赔的收据.
如果您需要帮助，请联系您的部门秘书或上面的联系方式.
其他旅行表格
关于本指南
This guide is designed for use by any RSCC employee or group and is intended to serve as a reference source for the primary areas associated with travel necessary for the proper execution of official college business and objectives. 政策BA-01-01包含完整的旅行政策和程序. 旅行政策和报销率可能会不时发生变化.
旅游的种类
一般来说，旅行分为两类:
- 专业发展 – travel to meetings/conferences of a professional nature that will increase a person’s usefulness to the College.
- 非专业的发展 -正常执行学院公务所需的日常旅行.
有关旅行预算帐户代码的完整说明，请选择 旅游账户代码 本页的连结.
旅行授权(表格TR-1)
根据7月1日的旅行政策更新, 2013, 所有大学旅行都必须事先获得批准. All regular and temporary employees of the College are granted authorization for non-overnight travel on official College business, 经其主管事先口头批准. 雇员的工作需要定期在州内过夜旅行, 没有登记费, 此类旅行是否可获得一揽子书面旅行许可. 否则，在州内过夜旅行将需要每次旅行的个人旅行授权. 如果去另一个州旅行并在同一天返回, 这种旅行被视为州内旅行，并受州内旅行规定的约束.
所有旅行都需要旅行授权:
- Overnight trips within state (excludes those with fully approved blanket overnight travel authorization)
- 州/国家以外的过夜旅行(带或不带机票)
- 旅行由专业发展预算和/或曼利基金资助. A copy of the conference brochure and registration form should be attached to the travel authorization.
- 任何需要注册费的旅行
Please allow sufficient time for processing the travel authorization form 之前 to the expected date of departure. 没有正确填写和批准的授权，任何费用将不予报销.
批准
出发前 -表格TR-1必须填写. 出发前必须获得下列批准:
- 教职员工 ——你的主管兼副总裁，主管商业和财务的副总裁，以及总裁
- 高级管理人员 ——总统
- 拨款旅行 -除上述人员外，还需要资助/赞助贝博体育经理
- 国外 ——你的主管兼副总裁，主管商业和财务的副总裁，以及总裁
- 学生 -同上，无论目的地如何. 作为学生团体旅行时, the group sponsor 必须 submit a field trip application for approval and 必须 execute a hold harmless agreement by the student or guest 之前 departure. 实地考察申请 可以通过负责学生学习的副校长获得吗. 持有无害协议 在学生办公室有什么活动吗.
Travel authorizations 必须 be fully approved 之前 to departure for trips which 必须 submit form TR-1 pursuant to BA-01-01. 完全批准的TR-1 必须 在商务办公室存档 之前 出发和 之前 最后处理任何会议/会议注册费的采购订单. A copy of the fully approved travel authorization is returned to the traveler and should be used as authorization for travel to commence. Travel authorization forms not fully approved 之前 to departure will require a written explanation detailing why proper authorization was not requested in advance.
在返回时 -必须填写旅行费用报销单(表格TR-2或表格TR-3). 的 Vice President for 商业与金融 or his designee 必须 review and approve all travel claims according to the established travel policy. 此外，还需要下列部门的批准:
- 教职员工 -你的主管和/或预算经理
- 高级管理人员 ——总统
- 资助旅行 -你的导师和资助/赞助贝博体育的经理
运输
所有的旅行都必须走最直接或最快的路线, 任何通过间接路线旅行的员工必须承担由此产生的任何额外费用. 里程 reimbursement will be allowed only for the official business mile年龄 in excess of an employee’s normal commuting mile年龄 (see BA-01-01).
- 里程 -点对点的里程计算使用谷歌地图网站. 旅行索赔应该列出点对点的里程.
- 标准的里程 -校园间交通的标准里程费率，请选择“标准里程图."
- 附近的里程 -行驶里程超过允许的点对点里程被视为邻近. Vicinity miles should be shown separately from point-to-point miles on the Claim for Traveling Expenses and should include an explanation of the purpose of the vicinity miles.
- 空中旅行 - Beth Bolden将预订个人航空旅行. 在获得她的报价后，需要将报价附在旅行授权上. 在旅行授权完全获得批准之前，不能预订航空旅行. It is the responsibility of the person entering the travel authorization to let Beth know that it has been fully approved, 现在可以预订航班了. 在她收到该信息之前，不会预订航班. 该航班的价格可能会上涨, depending upon the length of time between receiving the quote and the notification that the travel authorization has been fully approved. 所有个人航班旅行必须通过Beth获得报价, 并附在旅行许可上. 的 only instance where an out of pocket paid flight will be reimbursed is when the RSCC quote received comes in higher than the purchased flight.
- 出租车费、过路费及停车费 -发还8元泊车费无需收据.00英镑或以下，以及合理的出租车费和过路费. 机场停车和酒店停车需要收据.
住宿
In-state and out-of-state 住宿 expenses incurred while on authorized travel will be reimbursable up to the maximum shown on the Addendum to the travel policy.
- 州内的速度 – Reimbursement will be made up to the maximum rate indicated in the Addendum based on the travel destination.
- 州外率 -州外旅行的最高报销率与美国联邦调查局维持的报销率相同.S. 为美国本土的联邦雇员设立的总务管理局.S. (圆锥). 的 芋螺 清单包含住宿、膳食和杂费的标准报销率, 还有几页的例外. 大多数州外旅行的目的地都属于例外. 芋螺名单可在总务管理局的网站上查阅 http://www.gsa.gov/portal/category/21287
- 会议、会议或研讨会住宿 -允许在会议或会议地点收取更高的住宿费, 未经特别批准, 以大会或会议宣传册上标明的数额为限. 的 conference or convention brochure that indicates the 住宿 rate 必须 be included with the travel authorization. 如果需要三个或更多的房间, 请联系商务财务副总裁办公室, 可以通过那里购买房间.
- 住宿税 -住宿费用的销售税是可报销的.
- 设备或宣传材料处理费 -每家酒店最多可报销20美元.
- 共享的住宿 -当员工共用酒店房间时, 每个雇员应要求按比例分摊房间费用, and include an explanation with the travel claim detailing dates and other employees with whom the room was shared. 当与授权旅行的TBR员工以外的人合住时, 房间的总费用可以算在内, 以附录中所列的最大值为准.
- 收据 -需要提供住宿收据，包括逐项的房间费用和税款.
膳食及杂费(M&IE)
经批准的过夜旅行期间的伙食费将予以报销, 以附录规定的最高免税额为准. M&IE rate, or fraction thereof, is payable to the traveler without itemization of expenses or receipts. 的 maximum per diem rate includes a fixed allowance for meals and for incidental expenses (tips for bagg年龄 handling, 给家里打电话, 等.). 看到 芋螺 为脱离状态M的电流&即利率. 州内米&IE费率包含在上面的链接中.
- Non-overnight旅行 -如果不涉及过夜旅行，将不允许报销餐费.
- 出发日和返回日 - M的发还&出发日和返回日的IE应为相应M的75%&住宿地点的IE费率. Full day per diem shall be reimbursed up to the maximum listed in the Addendum between the day of 出发和 the day of return. 参见下表中的部分日.
- 正式的宴会 -公务宴请费用超出每餐限额时, 如旅行政策所列, the excess will be allowed provided a receipt is submitted or an appropriate explanation is provided on the travel claim form. M的调整&如果宴会/用餐需要额外收费，则可能需要支付IE费率.
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每日
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$55
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$59
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$64
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$69
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$74
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$79
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早餐
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$13
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$13
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$14
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$16
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$17
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$18
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午餐
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$14
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$15
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$16
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$17
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$18
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$20
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晚餐
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$23
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$26
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$29
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$31
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$34
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$36
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杂费
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$5
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$5
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$5
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$5
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$5
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$5
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部分的一天
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$41.25 |
$44.25 |
$48.00 |
$51.75 |
$55.50 |
$59.25 |
杂项费用
- 个人支出 -如果不涉及过夜旅行，将不允许报销餐费.
- 电话及传真费用 – Charges for long distance telephone calls and/or faxes and local calls on official business will be allowed provided an explanation showing the date, 名字和地点叫, 而且电话的目的也写在旅行报销单或住宿收据上. Charges levied by motels for local phone service not related to use are reimbursable when appropriately identified on the travel claim.
- 注册费 -核准会议的注册费, 约定, 研讨会或会议的费用可以报销, 如果事先获得授权.
- Prepaid by Employee – Employees may prepay registration fees after the travel authorization is fully approved. 应在旅行报销单上提出报销要求. 旅费报销单上应附收据.
- Prepaid by RSCC – Registration fees may be prepaid by RSCC either by means of Procurement VISA Card or purchase order with a fully approved travel authorization. 请联系采购办公室协助p卡付款和采购订单. Please specify check with order is required when preparing requisitions in the event a payment 必须 be processed with the purchase order.
- 处理费用 – Fees for the handling of equipment or promotional materials will be reimbursed up to the maximum indicated in the Addendum.
旅行之前
正常情况下, 出差费用应由雇员支付, with reimbursement made to the employee for actual expenses upon proper submission of a claim for traveling expenses. 可向符合条件的员工预付高达80%的预期费用. 有关详细说明，请参阅旅行政策.
有下列情况的员工不得垫款:
- 有公司卡吗
- 有资格申请公司卡但选择不申请
- has had his/her corporate card cancelled or was refused a card based on the vendor’s credit requirements.
公司卡- UMB VISA
公司卡是可用的, upon completion and approval of a UMB Bank VISA Corporate Travel Card Individual Account Application, 给所有全职和兼职的行政和教职员工. 填妥的申请表应提交给商务和财务副总裁. 请联系Beth Bolden申请.
旅行费用申索(TR-2或TR-3)
所有差旅费用的报销都应填写为此目的而指定的表格. 员工缴交的注册费用须附有收据, 住宿, 高于最高限速停车, 正式的宴会, 等. 用餐和杂费不需要收据.
必须提交标准表格(TR-2或TR-3)，并且必须:
- 做一个原创者
- 每天显示费用明细
- 在另一条线上列出附近的里程
- 用墨水打字或填写
- 由员工用墨水签字
- 由适当的审批机构批准
- 及时提交, 应在旅行结束后45天内提交.
差旅费报销率表
现在的速度
- $0.每英里67英镑(24/1/1生效，直至另行通知)
历史汇率
- $0.每英里655英镑(2023年1月1日至12月31日生效)
- $0.每英里625美元(2022年7月1日至12月31日生效)
- $0.每英里585美元(2022年1月1日至6月30日生效)
- $0.每英里47(生效日期:11/8/29 - 12/31/21)
- $0.每英里40英镑(2009年1月1日至2011年8月28日生效)
- $0.每英里54英镑(10/1/08 - 12/31/08生效)
- $0.每英里46英里(2007年1月15日至2008年9月30日生效)
- $0.每英里42元(2006年1月1日至2007年1月14日生效)
- $0.每英里46英里(2005年9月19日- 2005年12月31日生效)
- $0.每英里38英镑(2005年1月1日至2005年9月18日生效)
- $0.每英里35英镑(5/1/04 - 12/31/04生效)
一般偿还费率载于旅行政策增编.
需要帮助? 旅游联系方式:
史蒂夫·麦卡洛
点击上面的电子邮件地址
865-354-3000-4334
链接
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