需要帮助? 旅游联系方式:
史蒂夫·麦卡洛
点击上面的电子邮件地址
865-354-3000-4334
旅行授权 & 索赔表单
产品说明:
- 填写、打印并签署旅行授权表. (不是必需的 本地、非过夜旅行)
- 扫描表格并将其作为外部附件附加到新的SciQuest申请单中. 请务必扫描并作为第二个外部附件附上任何证明文件(如.g. 会议登记、里程验证). 等待批准. (不是必需的 本地、非过夜旅行)
- 在发生差旅费用后，填写、打印并签署其中一份差旅索赔表. 如果可以的话，一定要在表格上加上旅行授权号码.
- 扫描并将表格作为外部附件附加到SciQuest请求中. 请务必扫描并作为第二个外部附件附上任何支持索赔的收据.
如果您需要帮助，请联系您的部门秘书或上面的联系方式.
其他旅行表格
关于本指南
本指南专为任何RSCC员工或团体使用而设计，旨在作为正确执行学院官方业务和目标所需的主要旅行领域的参考资料. 政策BA-01-01包含完整的旅行政策和程序. 旅行政策和报销率可能会不时发生变化.
旅游的种类
一般来说，旅行分为两类:
- 专业发展 -参加专业性质的会议/会议，以增加个人对学院的有用性.
- 非专业的发展 -正常执行学院公务所需的日常旅行.
有关旅行预算帐户代码的完整说明，请选择 旅游账户代码 本页的连结.
旅行授权(表格TR-1)
根据7月1日的旅行政策更新, 2013, 所有大学旅行都必须事先获得批准. 所有书院正式及临时雇员，均可因书院公务外出非过夜, 经其主管事先口头批准. 雇员的工作需要定期在州内过夜旅行, 没有登记费, 此类旅行是否可获得一揽子书面旅行许可. 否则，在州内过夜旅行将需要每次旅行的个人旅行授权. 如果去另一个州旅行并在同一天返回, 这种旅行被视为州内旅行，并受州内旅行规定的约束.
所有旅行都需要旅行授权:
- 州内过夜旅行(不包括获得全面批准的过夜旅行许可的人)
- 州/国家以外的过夜旅行(带或不带机票)
- 旅行由专业发展预算和/或曼利基金资助. 旅行授权书应附一份会议手册和登记表.
- 任何需要注册费的旅行
请在预计出发日期前预留足够时间处理旅行授权表格. 没有正确填写和批准的授权，任何费用将不予报销.
批准
出发前 -表格TR-1必须填写. 出发前必须获得下列批准:
- 教职员工 ——你的主管兼副总裁，主管商业和财务的副总裁，以及总裁
- 高级管理人员 ——总统
- 拨款旅行 -除上述人员外，还需要资助/赞助贝博体育经理
- 国外 ——你的主管兼副总裁，主管商业和财务的副总裁，以及总裁
- 学生 -同上，无论目的地如何. 作为学生团体旅行时, 团体发起人必须提交实地考察申请以获得批准，并且必须在出发前与学生或客人签署一份保持无害协议. 实地考察申请 可以通过负责学生学习的副校长获得吗. 持有无害协议 在学生办公室有什么活动吗.
旅行授权必须在出发前完全批准，旅行必须根据BA-01-01提交表格TR-1. 完全批准的TR-1 必须 在商务办公室存档 之前 出发和 之前 最后处理任何会议/会议注册费的采购订单. 一份完全批准的旅行授权的副本将返回给旅行者，并应作为开始旅行的授权. 出发前未完全批准的旅行授权表格将需要书面解释，详细说明为什么没有事先申请适当的授权.
在返回时 -必须填写旅行费用报销单(表格TR-2或表格TR-3). 商务和财务副总裁或其指定人员必须根据既定的差旅政策审查和批准所有差旅报销. 此外，还需要下列部门的批准:
- 教职员工 -你的主管和/或预算经理
- 高级管理人员 ——总统
- 资助旅行 -你的导师和资助/赞助贝博体育的经理
运输
所有的旅行都必须走最直接或最快的路线, 任何通过间接路线旅行的员工必须承担由此产生的任何额外费用. 报销里程只允许员工公务里程超过正常通勤里程(见BA-01-01)。.
- 里程 -点对点的里程计算使用谷歌地图网站. 旅行索赔应该列出点对点的里程.
- 标准的里程 -校园间交通的标准里程费率，请选择“标准里程图."
- 附近的里程 -行驶里程超过允许的点对点里程被视为邻近. 在差旅费用报销单上，邻近里程应与点对点里程分开显示，并应包括对邻近里程用途的说明.
- 空中旅行 - Beth Bolden将预订个人航空旅行. 在获得她的报价后，需要将报价附在旅行授权上. 在旅行授权完全获得批准之前，不能预订航空旅行. 进入旅行授权的人有责任让Beth知道它已经被完全批准了, 现在可以预订航班了. 在她收到该信息之前，不会预订航班. 该航班的价格可能会上涨, 取决于收到报价和旅行授权已被完全批准的通知之间的时间长度. 所有个人航班旅行必须通过Beth获得报价, 并附在旅行许可上. 只有当收到的RSCC报价高于购买的航班时，自付航班才会得到报销.
- 出租车费、过路费及停车费 -发还8元泊车费无需收据.00英镑或以下，以及合理的出租车费和过路费. 机场停车和酒店停车需要收据.
住宿
在授权旅行期间发生的州内和州外住宿费用将在旅行政策附录中显示的最高限额内报销.
- 州内的速度 -报销将根据旅行目的地按附录中规定的最高费率支付.
- 州外率 -州外旅行的最高报销率与美国联邦调查局维持的报销率相同.S. 为美国本土的联邦雇员设立的总务管理局.S. (圆锥). 的 芋螺 清单包含住宿、膳食和杂费的标准报销率, 还有几页的例外. 大多数州外旅行的目的地都属于例外. 芋螺名单可在总务管理局的网站上查阅 http://www.gsa.gov/portal/category/21287
- 会议、会议或研讨会住宿 -允许在会议或会议地点收取更高的住宿费, 未经特别批准, 以大会或会议宣传册上标明的数额为限. 说明住宿价格的会议或会议手册必须包含在旅行许可中. 如果需要三个或更多的房间, 请联系商务财务副总裁办公室, 可以通过那里购买房间.
- 住宿税 -住宿费用的销售税是可报销的.
- 设备或宣传材料处理费 -每家酒店最多可报销20美元.
- 共享的住宿 -当员工共用酒店房间时, 每个雇员应要求按比例分摊房间费用, 并在旅行索赔中附上解释，详细说明日期和与谁共用房间的其他员工. 当与授权旅行的TBR员工以外的人合住时, 房间的总费用可以算在内, 以附录中所列的最大值为准.
- 收据 -需要提供住宿收据，包括逐项的房间费用和税款.
膳食及杂费(M&IE)
经批准的过夜旅行期间的伙食费将予以报销, 以附录规定的最高免税额为准. M&费率，或其部分，支付给旅行者，不需要逐项支出或收据. 每日最高费率包括固定的餐费和杂费(行李搬运小费), 给家里打电话, 等.). 看到 芋螺 为脱离状态M的电流&即利率. 州内米&IE费率包含在上面的链接中.
- Non-overnight旅行 -如果不涉及过夜旅行，将不允许报销餐费.
- 出发日和返回日 - M的发还&出发日和返回日的IE应为相应M的75%&住宿地点的IE费率. 在出发之日至返回之日期间，每日全额补偿的数额不超过附录中所列的上限. 参见下表中的部分日.
- 正式的宴会 -公务宴请费用超出每餐限额时, 如旅行政策所列, 如果提交收据或在旅行索赔表上提供适当的解释，则允许超出部分. M的调整&如果宴会/用餐需要额外收费，则可能需要支付IE费率.
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每日
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$55
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$59
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$64
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$69
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$74
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$79
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早餐
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$13
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$13
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$14
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$16
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$17
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$18
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午餐
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$14
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$15
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$16
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$17
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$18
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$20
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晚餐
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$23
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$26
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$29
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$31
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$34
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$36
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杂费
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$5
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$5
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$5
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$5
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$5
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$5
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部分的一天
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$41.25 |
$44.25 |
$48.00 |
$51.75 |
$55.50 |
$59.25 |
杂项费用
- 个人支出 -如果不涉及过夜旅行，将不允许报销餐费.
- 电话及传真费用 -长途电话和/或传真，以及因公打本地电话，在说明日期的情况下，将被允许收费, 名字和地点叫, 而且电话的目的也写在旅行报销单或住宿收据上. 汽车旅馆为与使用无关的本地电话服务收取的费用，如在旅行索偿中加以适当说明，可予以报销.
- 注册费 -核准会议的注册费, 约定, 研讨会或会议的费用可以报销, 如果事先获得授权.
- 员工预付-员工可在旅行授权完全获得批准后预付注册费. 应在旅行报销单上提出报销要求. 旅费报销单上应附收据.
- 由RSCC预付- RSCC可以通过采购VISA卡或具有完全批准的旅行授权的采购订单预付注册费. 请联系采购办公室协助p卡付款和采购订单. 如果付款必须与采购订单一起处理，请在准备申请单时指定需要与订单核对.
- 处理费用 -处理设备或宣传材料的费用将在附录中规定的最高限度内得到报销.
旅行之前
正常情况下, 出差费用应由雇员支付, 在正确提交差旅费报销申请后，向员工报销实际费用. 可向符合条件的员工预付高达80%的预期费用. 有关详细说明，请参阅旅行政策.
有下列情况的员工不得垫款:
- 有公司卡吗
- 有资格申请公司卡但选择不申请
- 他/她的公司卡被取消或因供应商的信用要求而被拒绝发卡.
公司卡- UMB VISA
公司卡是可用的, 完成并批准UMB银行VISA商务旅行卡个人账户申请后, 给所有全职和兼职的行政和教职员工. 填妥的申请表应提交给商务和财务副总裁. 请联系Beth Bolden申请.
旅行费用申索(TR-2或TR-3)
所有差旅费用的报销都应填写为此目的而指定的表格. 员工缴交的注册费用须附有收据, 住宿, 高于最高限速停车, 正式的宴会, 等. 用餐和杂费不需要收据.
必须提交标准表格(TR-2或TR-3)，并且必须:
- 做一个原创者
- 每天显示费用明细
- 在另一条线上列出附近的里程
- 用墨水打字或填写
- 由员工用墨水签字
- 由适当的审批机构批准
- 及时提交, 应在旅行结束后45天内提交.
差旅费报销率表
现在的速度
- $0.每英里67英镑(24/1/1生效，直至另行通知)
历史汇率
- $0.每英里655英镑(2023年1月1日至12月31日生效)
- $0.每英里625美元(2022年7月1日至12月31日生效)
- $0.每英里585美元(2022年1月1日至6月30日生效)
- $0.每英里47(生效日期:11/8/29 - 12/31/21)
- $0.每英里40英镑(2009年1月1日至2011年8月28日生效)
- $0.每英里54英镑(10/1/08 - 12/31/08生效)
- $0.每英里46英里(2007年1月15日至2008年9月30日生效)
- $0.每英里42元(2006年1月1日至2007年1月14日生效)
- $0.每英里46英里(2005年9月19日- 2005年12月31日生效)
- $0.每英里38英镑(2005年1月1日至2005年9月18日生效)
- $0.每英里35英镑(5/1/04 - 12/31/04生效)
一般偿还费率载于旅行政策增编.
需要帮助? 旅游联系方式:
史蒂夫·麦卡洛
点击上面的电子邮件地址
865-354-3000-4334
链接
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