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1. 学生记录
   1. 1974年的《贝博体育》(FERPA), 修订后的法案特别要求各院校保留要求和披露个人身份信息的记录，但定义的“目录信息”和学生要求查阅自己的记录的要求除外.
   2. The records of disclosures and requests for disclosures are considered part of the students' educational records; therefore, 这些记录必须保留，只要他们引用的教育记录被罗安州立社区学院(RSCC)保留。.
   3. 另外, FERPA要求不销毁有待审请求的记录.
   4. 创建的所有记录, 记录和登记办公室在其运作过程中收到和保存的所有信息都是RSCC的财产, 必须按照这里的规定保留和处理. 尽管有本合同规定的保存期, 这些时期是否与联邦法律相冲突, 保留期限以较长时间为准.
2. 处理
   1. 除非已超过规定的最低保存期，否则不得处理任何记录. 除了, 处置前, 这些记录必须经过主计署国家审计司进行的年度或两年一次的审计.
   2. 凡与未决案件有关的记录，均不得销毁, 索赔或诉讼, 或任何联邦审计，直到这些行动结束. 此外，如果有未决的审查请求，则不得销毁记录. 所有待审查的学生档案将保留四十五(45)天.
3. 存储
   学院有责任为保留的学生文件提供合理的保管，防止丢失, 破坏或盗窃，并保证它们的安全. 由学院保管, 所有文件和记录必须便于工作人员查阅，以执行其正常的工作任务和职责. 每个人都有责任遵守巴克利修正案.
4. 学生教育记录(全州学院/大学)
   这些档案包含州立院校学生的正式学习记录. 它们包括, 但不限于学业成绩(包括叙事评价), 能力评估), Change of Grade Records; Financial Aid Transcripts (if applicable), 班级名单(原始成绩表或卡片), 毕业名单, 成绩单, 永久学生卡, 统计数据(招生), 成绩, 种族/民族, 学位), 毕业典礼计划(一份), 学生纪律档案导致开除.
   
   学生教育记录:永久保存，不得毁坏
5. 不作为学生教育记录一部分而受到保护的记录.
   1. 这些记录包括, 但不限于个别办公室或部门的文件, 入学考试报告, 成绩单(高中), 其他学院)外国学生表格, 毕业授权, 提前安置记录, 入学或再入学申请, 通过考试表格获得学分, 位置记录, 转移信用评估, 学生分类卡/注册系统收据, 学费及杂费, AAPP扫描表和短文册, 试卷和答题纸, 体育部档案, 校园健康门诊记录.
      
      学生信息记录:保留5年
   2. 全国大学生体育协会(NCAA), 病人, 和学术第二次机会记录(全州学院/大学)-这些记录包括, 但不限于体育档案，包括NCAA资格和相关文件, 学生病人档案, 和学术第二次机会申请.
      全国大学生体育协会记录:保留10年
6. 永久记录存储的替代形式
   1. 永久记录可以另一种形式保存，以提高效率和节省空间.被视为永久性记录的替代存储方式必须符合或超过资讯科技办公室确定的当前行业标准.
   2. 当使用可接受的替代记录存储形式时, 没有必要同时保留原记录和备用记录. 保留原始记录, 在另一种形式的复制和保留到位之后, 是否由注册处处长/注册处处长自行决定.
7. 处理学生入学记录
   1. 如果规定的最短期限已过，则允许处理记录和注册办公室保存的学生入学记录. 前处理, 注册主任/注册主任或其指定人员必须确定是否符合所述的所有保留标准.
   2. 书面授权; 弃置纪录证明书 (CRD)，由书记官长签署，在处理记录之前需要提交. 授权必须列出要处理的记录. 签署的授权书将作为永久文件保存在档案处. 应由书记官长或指定人员进行年度评估.
   3. RSCC最可接受的处理记录的方法是现场粉碎. 燃烧也是一种可接受的方法.
8. 学生档案保存期
   1. 入学资料、未入学申请人所需文件:

文件/记录	最小保留期
录取通知书	申请期满后一年
大学先修课程记录	申请期满后一年
入学申请	申请期满后一年
对应	申请期满后一年
入学考试成绩单(ACT, CEEB)	申请期满后一年
推荐信	申请期满后一年
成绩单(高中，其他院校)	申请期满后一年
医疗记录	申请期满后一年
重新接纳形式	申请期满后一年

2. 学生记录保留指引的其余部分适用于入学的申请人:

文件/记录	最小保留期
成绩报告(注册官副本)	分发日期后1年
登记表格	自提交日期起1年
社会保障证	认证后1年
成绩单申请(学生)	申请日期后1年
审计授权	申请日期后1年
通过/失败的请求	申请日期后1年
课程变更(添加/删除)	申请日期后1年
信用/不信用审批	申请日期后1年
注册验证、日志或列表	申请日期后1年
毕业申请	毕业后一年或最后一次入学日期
取消授权	毕业后3年或最后一次入学日期
学术行动授权(开除等.)	毕业后5年或最后一次入学日期
录取通知书	毕业后5年或最后一次入学日期
名称变更授权	毕业后5年或最后一次入学日期
相关的信件,	毕业后5年或最后一次入学日期
居留分类表格	毕业后5年或最后一次入学日期
课程变更授权	毕业后5年或最后一次入学日期
入学考试报告(ACT, CEEB)	毕业后5年或最后一次入学日期
成绩单-高中，其他大学	毕业后5年或最后一次入学日期
外国学生表格(I-20)	毕业后5年或最后一次入学日期
毕业授权	毕业后5年或最后一次入学日期
预修记录(关于 学生高中预修分数线)	毕业后5年或最后一次入学日期
入学或再入学申请	毕业后5年或最后一次入学日期
考试学分表格	毕业后5年或最后一次入学日期
转学学分评估	毕业后5年或最后一次入学日期
学业成绩(包括叙事评价、 能力评估等.)	永久
学术成绩单	永久
更改成绩表格(更新表格)	永久
班级名单(原始成绩表或卡片)	永久
毕业名单	永久
永久学生卡	永久
统计数据-招生，成绩，种族/民族， 学位、课程安排(院校)	永久

*招生文件是根据AACRAO指南定义的. 以下元素是RSCC学生档案的一部分，在达到最低保留标准(如上所述)后被认为是一次性的:

• 接受/拒绝信
• 大学先修课程记录
• 申请入学(及重新入学)
• 对应
• 入学考试成绩/报告
• 推荐信
• 逾期提款申请
• 医疗记录
• 放置分数
• 招聘材料
• 住院医生分类表
• 学生有权查阅豁免表格
• 考试成绩成绩单(其他院校)
• 成绩单(高中)