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概述
“快速、持续、准确”是我们在危机时刻信息流动的目的. 通过确保信息被迅速分享, 不断更新，提供准确, 我们可以尽最大努力实现该计划的首要目标:保护学生的生命, 教师, 工作人员及访客.

当危机发生时，重要的是要记住我们不是在对媒体说话. 而不是, 我们是在与媒体服务的受众——我们的学生交谈, 我们的学生家庭, 未来的学生, 我们的校友, 我们自己的家人和朋友.

是的，媒体就在我们面前. 我们必须记住，他们有工作要做, 重要的工作, 我们应该协助他们进行报道. 但我们的观众是那些在我们服务区的家中观看比赛的无名人群. 当我们考虑我们想说什么以及我们想怎么说的时候，我们必须记住我们真正的听众.

危机的定义
为本通讯计划之目的, 危机被定义为在没有事先警告的情况下可能危及学生的行为或情况, 教师, staff or visitors of 贝博体育; could disrupt college operations; or could cause physical or environmental dam年龄 to the college.

危机的例子包括校园暴力行为, 可能危及他人的突发恶劣天气现象或灾难性事故. 这个时间表的要素也可能被纳入另一种性质的危机, 比如金融危机或威胁公众形象的危机, 取决于这些事件所需的响应级别. 该计划假定需要采取全面的应对措施，并假定在最初阶段生命处于危险之中.

列出的许多阶段都包括指导方针. 从本质上讲，危机是一种不断变化的局面. 这些准则旨在为决策提供一个框架, 但我们并不打算太死板.

计划目标
危机沟通计划有四个目标，按优先顺序排列.

1. 保护学生、教职员工和访客的生命安全.
2. 为外部利益相关者(家庭)提供安慰, 社区成员, 校友)在危机时刻通过提供快速, 持续准确的信息.
3. 在危机报道期间协助媒体满足他们的需求.
4. 在整个危机中，要对彼此和公众作出反应.

计划阶段
以下阶段是基于可能危及生命的突发危机发展，并按时间组织，每个行动都应该为实现目标一(保护学生的生命)提供最好的成功机会, 教师, 职员及访客).

1. 第一阶段:危机指导方针的最初几秒和几分钟
   在危机初期，速度是拯救生命的关键. 在本节中, 最重要的沟通信息是第一位的, 有可能危及生命的危机的初步警报. 这一警告应该来自第一个对危机有可靠了解的授权人士.
   
   授权人员应包括总统内阁的所有成员, 营销和传播人员, 所有站点主管, 罗恩州警察局(RSPD), 或者那些被指定在其他人不在的情况下担任这个角色的人. 在这个阶段唯一需要完成的目标是第一个目标. 1(保护生命). 此时，所有其他目标都无关紧要.

   1. 首先获得可靠危机信息的授权人员或指定人员应立即使用电话扩音系统向校园位置发送适当的紧急警告, 假设他们在安全的地方. 适当的警告可能包括封锁或疏散.
   2. 然后，被授权的人或指定人员应拨打911.
   3. 授权人员或指定人员应通过本州手机上标有“安全”的按钮与本州警察局联系. 如果没有办公室电话，请拨打(865)882-4500.
   4. 罗安州警察局将联系营销和通信部门，发送一个突袭警报. 如果没有公关人员, RSPD将联系另一个RaiderAlert管理员发送警报. RaiderAlert管理员被列在学院的恶劣天气计划中, 哪个是每年秋天分发的.
   5. 发送RaiderAlert的人应该发送一封包含与短信相同信息的电子邮件.
   6. 如果我们收到有关危机/威胁的信息, 但不确定哪个校区受到了影响, 我们假设威胁是真的, 地点不明, 按照上面列出的步骤操作. 这可能包括封锁所有校园地点, 作为预防措施, 直到获得更具体的信息.

2. 第二阶段:接下来的几分钟/几小时指南:
   一旦给执法部门打了最初的电话并发出警告, 危机进入了信息管理阶段. The objectives in this st年龄 still include the protection of lives as the top priority; however, 为外部利益相关者提供安慰和协助媒体进行报道也很重要.

   1. 一个危机沟通领袖(CCL)将被确定. 这可能包括总统, 总统被任命者, 公共信息官员(PIO)或PIO指定人员. 一般来说，总统是危机沟通负责人, CCL的指定可能取决于事件的性质以及危机期间学院管理的可用性和责任. 目标是使危机沟通领导者与危机的沟通需求保持最佳一致. 例如, 在天气相关事件影响设施的情况下, 财务副总裁, 哪个部门对设施有监管, 可能需要提供信息或以通信能力服务.
   2. 除非CCL另有指示，否则CCL将在危机期间担任唯一发言人.
   3. CCL将指导副总统的行动, 助理副总裁和营销与传播. 首要任务之一是用“紧急站点”取代当前的主页,“一个可以在危机期间启动的休眠网站. 紧急站点的组成部分将是执法部门的联系信息和其他参考材料. 主要组成部分是通过罗安州立大学的推特页面在网站上发布有关危机的实时更新.
   4. 紧急站点应该是在线的, 如果可能的话, 在有危机报告的30分钟内使用. 网站管理员将负责激活紧急站点. 营销和通讯部门将通过贝博体育的推特账户向紧急站点发布信息. 紧急网站的更新将通过贝博体育的Twitter账户进行. 通过Twitter的更新也会自动发布到Roane州立大学的脸谱网页面.
   5. CCL将前往危机发生的校园内或附近指定的危机指挥所. 如果CCL离主校区很远, CCL应指派专人在主校区处理传媒/公众查询. 每个校园主任都应该到他们的校园报到，处理可能的媒体/公众询问. 此外，CCL可以指定个人协助以下角色.

   6. 市场推广及传播

      1. 回答电话

         1. 公关行政助理
         2. 呼叫者将被引导到紧急站点作为最佳信息来源.

      2. 信息生产者
         公关将为应急站点提供信息.

      3. 事实收集

         1. 事实收集者将向公关部报告.
         2. 应公关部的要求，他们将帮助整理资料.
         3. 分配的工作人员.

      4. 调度器
         调度程序将帮助高级管理人员安排媒体采访请求. 日程安排人员将把面试安排在总统和副总统的Outlook日历上. 调度程序将获得媒体成员的名称和媒体成员的联系信息.

   7. 图书馆将设立媒体中心. 新闻发布会将在图书馆的上层举行. 发言人应该面向窗户.

3. 第三阶段:危机指导之后的几个小时/几天
   在危机过后的几个小时里, 安全问题基本上已经过去了, 危机更多地涉及到信息管理和媒体管理. 理解这一点很重要, 在一般情况下, 媒体在危机中扮演着有益的公共服务角色. 然而，不准确的报道是很有可能的. 我们应该立即纠正不准确的报道, 是我们提供了错误的信息，还是媒体报道了错误的信息. 在这个阶段最严重的错误是试图隐藏我们所犯的错误.

   1. 销售和通讯部将向媒体提供新闻发布会的定期安排，以便获得这方面的资料.
   2. 如果受害者想对媒体说话，他们应该被允许这样做. 如果受害者和家属需要我们的帮助，市场和通讯部将通过与他们合作来促进这一工作. 重要的是，受害者和家属要控制自己对媒体说话的方式. 选择他们想要采访多少媒体成员, 他们想在哪里接受媒体采访, 他们是想让媒体靠近他们还是离他们几英尺远, 应该交给受害者和家属吗, 选择权应该在他们手中. 给受害者和家属一个做决定的机会，有助于他们在可能感觉自己失去控制的时候有一种控制感. 这与目标2有关:为利益相关者提供安慰.
   3. 关闭紧急站点后, 网站管理员将与市场营销和传播部门合作, 咨询, 基金会, 等. 根据危机对罗安州立大学的网站进行适当的修改.
   4. 贝博体育呼叫中心将成为危机呼叫中心. 如果需要，可以确定其他工作人员为呼叫中心提供额外的人员. 市场部和通讯部将定期向呼叫中心的员工提供最新信息.
   5. 如有需要，学生活动部将在校友关系和其他具有活动策划专业知识的部门的支持下协助活动策划.

4. 第四阶段:善后

   1. 不迟于危机发生后一周, 总统内阁和行政委员会将召开会议，审查所吸取的教训.
   2. 市场推广及传播, 协调学生活动, 是否会制定一个一年的日历，突出可能与危机有关的事件. 例如, 日历上将记录危机以来的第一次毕业典礼, 这是危机以来的第一场体育赛事.
   3. 营销和通讯部将继续回应媒体的询问并监测媒体的报道. 同样，纠正不准确的报道至关重要. 除了, 市场营销与传播部将提醒学院领导层，危机可能会在什么时候得到报道(一周年纪念), 例如).

5. 一般疏散程序

   1. 建筑疏散

      1. 当警报响起和/或机构人员通知时，将进行所有建筑物的疏散.
      2. 在紧急情况下，建筑物疏散通知被激活, 在场人员应按紧急疏散路线离开，返回所在地区. 如果出口被堵住，从最近的有标志的出口走，并提醒其他人也这样做.

      3. 协助残障人士离开大楼. 如果发生火灾和/或可能断电，不要使用电梯. 一旦进入室外，前往距离受影响建筑物至少1000英尺的空旷区域. 保持街道、消防通道、消火栓区域和人行道畅通，以便紧急车辆和人员通行. 确定一个集合点，在外面集合.
         
         除非机构人员或执法人员指示，否则不要返回已疏散的建筑物.

   2. 校园疏散
      所有人必须立即撤离该区域，并按照指示转移到校园的另一部分. 残疾人撤离时应得到必要的协助.

应急程序测试

1. 该机构将至少每年进行一次应急演习和演习后评估.
2. 有关该机构撤离程序的信息将作为演习的一部分提供.
3. 有关演习的文件将予以保存.

联系信息
年度恶劣天气计划包括警察局长的联系方式, 潜在的危机沟通领导者, 网站管理员, 罗恩州警察局和有权限发送RaiderAlerts和媒体联系电话的人员. 管理人员应随身携带一份《贝博体育》，以备参考.

主要媒体联系人
请参阅年度恶劣天气计划，了解持续报道该机构的主要媒体的联系方式，并代表在危机中通常会联系的核心媒体集团.

发布公众警报信息
营销和通讯办公室将在可行的范围内协调公众警报通知信息的传播，包括使用该机构的短信系统, 电子邮件, 以及其他交流.

负责任的政党
公共安全主任/警察局长应负责制定和维护本政策，供总统发布.